Allgemeine Datenschutzerklärung

In dieser Datenschutzerklärung verwenden wir folgende Definitionen, um die beschriebenen Prozesse einheitlich zu erläutern.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Rahmen der Vertragsabwicklung, Kommunikation und zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten. Die folgenden Abschnitte beschreiben detailliert, welche Daten wir erheben, wie wir sie verwenden und mit welchen Dritten wir sie teilen können.

Folgende Datenkategorien erfassen wir in der Regel direkt von Ihnen, um Verträge abzuschliessen, Dokumente zu erstellen und behördliche Anforderungen zu erfüllen:

• Identifikationsdaten: Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Personalausweis- oder Passnummer, falls erforderlich für Legitimationsprüfungen.
• Kontaktinformationen: Postanschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer zur Kommunikation und Zustellung von Dokumenten.
• Immobilienspezifische Daten: Liegenschaftsadresse, Grundbuchangaben, Vertragsdaten und Informationen zu beteiligten Parteien.
• Transaktionsunterlagen: Kaufverträge, Verwaltung, Vollmachten, notarielle Dokumente und sonstige einreichungspflichtige Unterlagen.
• Zahlungsinformationen: Rechnungsadresse und für die Abwicklung erforderliche Zahlungsdaten (z. B. Bankverbindung), soweit für die Leistungserbringung notwendig.
• Kommunikationsinhalte: Korrespondenz, Rückfragen und Hinweise, die Sie uns im Rahmen der Leistungserbringung übermitteln.

Zusätzlich erheben wir technische und betriebliche Daten automatisch, wenn Sie unsere Online-Dienste nutzen:

• Nutzungsdaten: Aufgerufene Seiten, Datum und Uhrzeit, Verweildauer und Navigationspfade innerhalb der Website.
• Verbindungsdaten: IP-Adresse, verwendeter Browser, Betriebssystem und Gerätetyp für die Gewährleistung des Betriebs.
• Fehler- und Systemlogs: Informationen über technische Störungen und Statusmeldungen zur Fehlerbehebung.
• Sicherheitsrelevante Ereignisse: Zugriffsversuche, Authentifizierungsdaten und Protokolle zur Erkennung von Missbrauch.
• Cookie-Informationen: Einstellungen und Identifikatoren, die im Browser gespeichert werden, um Funktionalität und Präferenzen zu ermöglichen.
• Analysedaten: Aggregierte Informationen zur Verbesserung der Dienstleistung und zur Auswertung der Nutzungsmuster.

In bestimmten Fällen erhalten wir Daten von Dritten, etwa Notaren, Behörden, Maklern oder Zahlungsdienstleistern, um Transaktionen vollständig zu dokumentieren und gesetzliche Anforderungen zu erfüllen.

• Notare und Rechtsdienstleister: Übermittelte Urkunden, Beglaubigungen und rechtsrelevante Dokumente zur Vervollständigung der Unterlagen.
• Behörden und Grundbuchämter: Amtliche Auszüge, Grundbucheinträge und behördliche Bescheide, die für die Abwicklung nötig sind.
• Zahlungs- und Verwaltung: Zahlungsbestätigungen und Abwicklungsdaten zur Rechnungsbearbeitung.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten für klare, zweckgebundene Zwecke im Zusammenhang mit unseren Dienstleistungen:

• Vertragserfüllung: Erstellung, Prüfung und Verwaltung von Dokumenten für Immobilien- und Verwaltung.
• Identitätsprüfung und Compliance: Durchführung erforderlicher Legitimationsprüfungen und Erfüllung gesetzlicher Vorgaben zur Bekämpfung von Mitteläscherei.
• Kommunikation: Beantwortung von Anfragen, Abstimmung von Terminen und Versand von Dokumenten.
• Abrechnung: Erstellung von Rechnungen, Zahlungsabwicklung und Verwaltung.
• Sicherstellung des Betriebs: Betriebssicherheit, Fehlerbehebung und Schutz vor Missbrauch.
• Qualitätskontrolle und Analyse: Auswertung von Nutzungsdaten zur Verbesserung interner Prozesse und Vorlagen.
• Rechtliche Verteidigung: Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
• Archivierung und Dokumentation: Langfristige Speicherung von Unterlagen, soweit gesetzlich zulässig und erforderlich.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage einschlägiger rechtlicher Grundlagen, die je nach Zweck variieren können:

• Erfüllung eines Vertrags: Verarbeitung, die notwendig ist, um vertragliche Leistungen zu erbringen.
• Rechtliche Verpflichtung: Verarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, beispielsweise der Dokumentationspflichten gegenüber Behörden.
• Berechtigtes Interesse: Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen von EstateNdocu, z. B. zur IT-Sicherheit, sofern die Interessen der betroffenen Person nicht überwiegen.
• Einwilligung: Verarbeitung auf Basis ausdrücklicher Einwilligung, soweit dies für bestimmte Dienstleistungen erforderlich ist.

Unsere Website verwendet Cookies und ähnliche Technologien, um Grundfunktionen bereitzustellen, Präferenzen zu speichern und die Nutzung auszuwerten. Details hierzu finden Sie im Cookie-Bereich.

Es kommen Sitzungs-Cookies, persistente Cookies sowie Drittanbieter-Cookies für analytische und funktionale Zwecke zum Einsatz. Einige Cookies sind technisch erforderlich, andere dienen der Nutzungsanalyse.

Kategorie: notwendig (für Betrieb), funktional (Einstellungen), analytisch (Nutzungsstatistiken) und marketingbezogen (nur mit Einwilligung).

Sie können Cookies über Ihre Browsereinstellungen blockieren oder löschen. Bitte beachten Sie, dass Einschränkungen die Funktionalität unserer Website beeinträchtigen können.

Detaillierte Cookie-Informationen

Für die Erbringung unserer Dienste teilen wir Daten mit ausgewählten externen Stellen, sofern dies zur Vertragserfüllung oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

• Notare, Rechtsanwälte und sonstige Fachleute zur Abwicklung und Beglaubigung von Verträgen.
• Behördliche Stellen und Grundbuchämter, soweit gesetzlich vorgeschrieben oder für die Eintragung erforderlich.
• Zahlungsdienstleister und Buchhaltungsdienstleister zur Abwicklung von Zahlungen und Rechnungsstellung.
• IT- und Hosting-Provider, die Teile der technischen Infrastruktur betreiben oder warten.
• Externe Prüfstellen und Auditoren, die im Rahmen rechtlicher Prüfungen oder interner Kontrollen zugänglich gemacht werden.
• Auf Anfrage durch Gerichte oder Behörden im Rahmen eines gesetzlichen Verfahrens.

Datenübermittlungen ins Ausland erfolgen nur, wenn dies für die Leistungserbringung notwendig ist oder wenn gesetzliche Pflichten dies verlangen. In solchen Fällen treffen wir angemessene Maßnahmen, um angemessene Datenschutzstandards sicherzustellen.

Als Schutzmaßnahmen setzen wir geeignete vertragliche Vereinbarungen, Standardvertragsklauseln oder andere zulässige Mechanismen ein, um ein angemessenes Datenschutzniveau bei Drittstaaten sicherzustellen.

Wir bewahren personenbezogene Daten nur so lange auf, wie es für die Erfüllung der jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder wie es gesetzliche Aufbewahrungsfristen vorsehen.

Kontodaten und Identifikationsunterlagen werden für die Dauer der Vertragsbeziehung und darüber hinaus entsprechend gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gespeichert.

Kommunikationsverläufe und E-Mails werden für die Dauer der Fallbearbeitung und zur Dokumentation von Entscheidungen aufbewahrt.

System- und Zugrifflogs werden für einen begrenzten Zeitraum gespeichert, der sich aus Sicherheitsanforderungen und gesetzlichen Vorgaben ergibt.

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen werden Daten gelöscht oder anonymisiert, sofern keine weitere rechtliche Grundlage für eine längere Speicherung besteht.

EstateNdocu setzt angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder unerlaubter Veränderung zu schützen. Dazu gehören Zugangsbeschränkungen, Verschlüsselung sensibler Daten und regelmässige Sicherheitsüberprüfungen.

• Zugangs- und Zugriffskontrollen: Beschränkung des Zugriffs auf personenbezogene Daten nur auf befugtes Personal.
• Technische Absicherung: Verschlüsselung von Datenübertragungen und Speicherung sensibler Informationen.
• Organisatorische Maßnahmen: Schulungen, Richtlinien und Incident-Response-Prozesse zur Minimierung von Risiken.

Als betroffene Person haben Sie verschiedene Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten. Zur Ausübung der Rechte kontaktieren Sie bitte die im Abschnitt Kontakt angegebene Stelle.

• Recht auf Auskunft über die verarbeiteten personenbezogenen Daten.
• Recht auf Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten.
• Recht auf Löschung, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung unter bestimmten Voraussetzungen.
• Recht auf Datenübertragbarkeit, soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung oder einem Vertrag beruht und automatisiert erfolgt.
• Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen für die Zukunft.
• Recht, der Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, zu widersprechen.
• Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen.

Soweit die Datenschutzgrundverordnung (GDPR) Anwendung findet, werden die dort vorgesehenen Rechte und Pflichten zusätzlich berücksichtigt. EstateNdocu beachtet relevante Bestimmungen im Verhältnis zu betroffenen Personen innerhalb des Anwendungsbereichs.

Die GDPR kann Anwendung finden, wenn personenbezogene Daten von betroffenen Personen verarbeitet werden, die unter den Geltungsbereich der Verordnung fallen. EstateNdocu prüft dies im Einzelfall und stellt die Einhaltung der jeweils einschlägigen Vorschriften sicher.

• Welche Daten wir verarbeiten: Identifikationsdaten, Kontaktdaten, objektrelevante Informationen (Grundbuchnummern, Vertragsdaten), Zahlungsdaten sowie technische Daten zur Nutzung unserer Online-Dienste. Verarbeitung erfolgt nur im Umfang, der zur Abwicklung von Immobilientransaktionen und zur Erbringung unserer Dokumentationsleistungen erforderlich ist.
• Zwecke der Verarbeitung: Erstellen und Überprüfen von Vertragsunterlagen, Begleitung von Eigentumsübertragungen, Kommunikation mit Kundinnen und Kunden sowie Behörden, Buchhaltung und Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.
• Rechtsgrundlagen: Verarbeitung erfolgt auf Basis der Vertragserfüllung, berechtigter Interessen (z. B. Betriebssicherheit, Betrugsprävention), gesetzlicher Pflichten oder mit ausdrücklicher Einwilligung, wenn dies erforderlich ist.
• Speicherdauer und Weitergabe: Daten werden so lange gespeichert, wie es für den genannten Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen dies verlangen. Weitergaben an Notare, Grundbuchämter, Zahlungsdienstleister oder externe Prüfstellen erfolgen nur soweit für die Dienstleistung erforderlich.

Wenn Sie eine Beschwerde zu unserer Datenverarbeitung haben, wenden Sie sich bitte zunächst an EstateNdocu per Post an Rebgasse 1, 4058 Basel, Schweiz oder per E-Mail an [email protected]. Sie können sich zusätzlich an die Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB) wenden; Informationen und Kontaktmöglichkeiten finden Sie auf der offiziellen Website der Behörde.

Sie haben das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten sowie auf Berichtigung, Einschränkung der Verarbeitung, Löschung und Datenübertragbarkeit soweit gesetzlich anwendbar. Zur Ausübung Ihrer Rechte senden Sie bitte eine schriftliche Anfrage mit Identitätsnachweis an [email protected] oder per Post an Rebgasse 1, 4058 Basel. Zur Wahrung des Datenschutzes kann ein Identitätsnachweis erforderlich sein.

[email protected]

Wir bearbeiten Anfragen in der Regel innerhalb von 30 Tagen nach Eingang. Bei komplexen oder umfangreichen Anfragen kann die Bearbeitungszeit bis zu 90 Tagen betragen; in solchen Fällen informieren wir Sie über den voraussichtlichen Zeitraum.

EstateNdocu verwendet Kontaktdaten nur dann für Direktmarketing, wenn hierfür eine Einwilligung vorliegt oder ein berechtigtes Interesse besteht. Marketingmitteilungen können Informationen zu Dienstleistungen rund um Immobilien- und Transaktionsdokumentation sowie relevanten gesetzlichen Änderungen enthalten.

Sie können dem Erhalt von Marketingmitteilungen jederzeit widersprechen. Jede Marketing-E-Mail enthält einen Link zum Abbestellen. Alternativ senden Sie eine Nachricht mit Ihrem Abmeldewunsch an [email protected] oder per Post an Rebgasse 1, 4058 Basel.

Unsere Dienste richten sich an volljährige Nutzerinnen und Nutzer. Wir verlangen keine gezielte Erhebung personenbezogener Daten von Minderjährigen zur Nutzung unserer primären Dienstleistungen. Falls Daten eines Minderjährigen irrtümlich erhoben wurden, kontaktieren Sie uns bitte, damit wir die Situation prüfen und gegebenenfalls Maßnahmen zur Löschung einleiten können.

Unsere Website kann Links zu externen Anbietern und Behörden enthalten. EstateNdocu ist nicht für Datenschutzpraktiken oder Inhalte externer Seiten verantwortlich. Prüfen Sie die Datenschutzinformationen der verlinkten Dienste, bevor Sie persönliche Informationen weitergeben.

Für die Erbringung unserer Dienste teilen wir Daten mit ausgewählten externen Stellen, sofern dies zur Vertragserfüllung oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

Detaillierte Cookie-Informationen

Diese Datenschutzerklärung kann von Zeit zu Zeit angepasst werden, um rechtliche Anforderungen oder betriebliche Änderungen zu berücksichtigen. Das Datum der letzten Aktualisierung ist unten angegeben. Wesentliche Änderungen werden auf der Website angekündigt; bei sehr weitreichenden Änderungen werden betroffene Personen zusätzlich benachrichtigt.